Mô tả công việc
- Thực hiện công tác văn thư:
- Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trình và phát hành văn bản đi – đến theo quy định.
- Quản lý con dấu, đảm bảo sử dụng đúng quy định pháp luật.
- Thực hiện công tác lưu trữ:
- Tổ chức thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.
- Lập hồ sơ công việc và hướng dẫn các phòng, ban lập hồ sơ theo quy định.
- Kiểm tra việc lập hồ sơ, chỉnh lý hồ sơ của các đơn vị trước khi giao nộp vào kho lưu trữ.
- Quản lý kho lưu trữ:
- Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học, an toàn.
- Theo dõi nhập – xuất tài liệu, phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ.
- Tham mưu tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.
- Công tác kiểm tra, báo cáo:
- Theo dõi kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ tại các phòng, ban.
- Tổng hợp, báo cáo tình hình quản lý hồ sơ, tài liệu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo.
- Nhiệm vụ và trách nhiệm chính
1. Nhiệm vụ công tác văn thư
- Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trình và chuyển giao văn bản đến theo đúng quy định.
- Soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trước khi phát hành.
- Thực hiện phát hành, quản lý văn bản đi; theo dõi quá trình xử lý văn bản.
- Quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị theo đúng quy định pháp luật.
- Quản lý hệ thống sổ đăng ký văn bản, đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời.
2. Nhiệm vụ công tác lưu trữ
- Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ các phòng, ban theo quy định.
- Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.
- Lập hồ sơ lưu trữ; xây dựng và quản lý danh mục hồ sơ.
- Sắp xếp, bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ đảm bảo khoa học, an toàn.
- Thực hiện số hóa tài liệu theo lộ trình chuyển đổi số của đơn vị.
3. Nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra
Hướng dẫn các phòng, ban:
- Lập hồ sơ công việc
- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đúng quy định
Kiểm tra, rà soát:
- Chất lượng hồ sơ trước khi tiếp nhận vào kho lưu trữ
- Việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại các đơn vị
- Tổng hợp, đánh giá và báo cáo tình hình quản lý hồ sơ, tài liệu định kỳ.
4. Nhiệm vụ quản lý kho lưu trữ
Tổ chức quản lý kho:
- Theo dõi nhập – xuất tài liệu
- Kiểm kê định kỳ
Đảm bảo điều kiện bảo quản:
- Phòng chống ẩm mốc, cháy nổ
- Đảm bảo an toàn, bảo mật tài liệu
- Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo và các phòng ban.
5. Nhiệm vụ tiêu hủy tài liệu
- Tham mưu xác định tài liệu hết giá trị theo quy định.
- Lập hồ sơ trình tiêu hủy tài liệu.
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu đảm bảo đúng quy trình, bảo mật.
6. Nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin
- Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
- Tham gia xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử.
- Đề xuất các giải pháp chuyển đổi số trong công tác văn thư – lưu trữ.
7. Trách nhiệm
Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về:
- Tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, tài liệu
- Việc quản lý văn bản, con dấu
Đảm bảo:
- Bảo mật thông tin, tài liệu
- Tuân thủ đúng quy định pháp luật
Chủ động phát hiện và đề xuất:
- Cải tiến quy trình
- Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
